GoBD – vorgaben zur digitalen Buchführung

Mit GoBD legt das Bundesfinanzministerium fest, wie Firmen ihre Buchführung im heutigen digitalen Zeitalter ordnungsgemäß umsetzen sollen. Aktuelle Gerichtsurteile zeigen, worauf es bei der Einhaltung der GoBD-Vorschriften ankommt. Doch viele Unternehmen sind auf das digitale Rechnungswesen in ihren vor- und nebengelagerten IT-Systemen noch nicht vorbereitet.
Gelten eingescannte Belege und Rechnungen im PDF-Format bei der Steuerprüfung? Wie und was können Unternehmen elektronisch speichern? Welche steuerlichen Dokumentationspflichten müssen sie beachten? Welche Technologien dürfen sie einsetzen? Wie und auf welche Arten darf ein Betriebsprüfer auf die Systeme zugreifen? All diese Fragen beantworten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD.

Die GoBD ersetzen seit 2015 die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Firmen erhielten bis zum 1. Januar 2017 eine „Schonfrist“, um die neuen Regelungen umzusetzen. Seit einem Jahr gelten die neuen Richtlinien uneingeschränkt. Wichtig für Unternehmen: Die GoBD betreffen nicht nur Programme für das Rechnungswesen, sondern ausdrücklich auch die vor- und nebengelagerten IT-Systeme wie etwa Kassen-, Warenwirtschafts-, Fakturierungs-, Kostenrechnungs-, Zeiterfassungs-, Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme.

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